Buenos días este comunicado es para que entendamos todos como vamos a empezar a trabajar o a seguir trabajando si es que ya lo han estado haciendo, pero quiero que unifiquemos las tareas y los criterios y las maneras de trabajar para que todos entendamos en donde tenemos que tener especial cuidado y no entorpecer una venta o una entrega por culpa de falta de información o falta de criterio.
La idea es que la gente de venta, llámese mostrador, arriba en las oficinas, generen las facturas de venta y las notas de pedido para que se facture la venta e informen al cliente (si es en el caso de entrega) el lapso entre qué horas y qué horas se puede llegar entregar la mercadería, esto siempre con previo aviso a la persona que se encarga de la logistica, si van a entregar una mercadería coordinan con la gente de logística y se acuerdan un día con un horario aproximado eso es lo que tienen que informarle al cliente, siendo que tienen que aclarar que los lapsos de entrega no son de una hora precisa si no un rango horario entre tal hora y tal hora con un rango de dos horas como para que entiendan que no es que si decimos que van a entregar a las nueve de la mañana a las nueve están ahí sino que entre las 9 /11 tendría que estar llegando el pedido y esto se debe a que siempre tenemos tipos de complicaciones imprevistas que no podemos solucionar inmediato
Los ejemplos más claros se dan en las entregas del segundo y tercer puesto de entregas cuando el primer cliente no tiene gente en la obra o la gente no llega a tiempo o no tiene suficiente gente para bajar la cantidad de mercadería y demora la entrega, por ende no sabemos que la segunda o tercera entrega va a ser en un horario puntual ya que va a depender de las dos entregas anteriores o la entrega anterior
Otro dato muy importante que tiene que aclarar la gente de ventas cuando hace una venta en el mostrador es que cuando se genera la nota de pedido los tiempos de entrega estipulado por nosotros es dentro de las 72 horas de generado el pedido pero eso no quiere decir que si vamos para la zona no tengamos la posibilidad de entregarlo inmediatamente con un lapso de 1/2 horas desde que se generó el pedido y esto lo aclaro porque ha pasado casos en el cual la gente de logística organiza ese pedido que acaba de ingresar al circuito de entrega inmediatamente porque facilita la entrega la zona donde vamos y cuando llegan a hacer esa entrega no hay gente y el cliente dice que a ellos le avisaron que la entrega y va a ser dentro de las 48 horas. Esto es incorrecto si es que no se le explicó al cliente la posibilidad de anticipar en la entrega
Para evitar este tipo de problemas lo que se está haciendo es: los chóferes tienen la obligacion de llamar a toda la persona a la que vayan a hacerle la entrega una vez que ya están realizando la entrega inicial, qué quiere decir esto, cuando los chóferes salen del local mientras se le está cargando la mercadería o ya estuviera cargada, tienen que llamar al primer cliente que le van a hacer la entrega pero, a quien tienen que llamar ellos? A la gente encargada de la obra, llámese constructor o arquitecto, no al propietario, porque el propietario generalmente está ocupado y no puede contestar y no tienen el dato certero de si ya están en la obra, si están trabajando, si se puede entrar si tienen la gente adecuada por ende el chofer cuando llamen tiene que tener contacto de una persona que esté en contacto con la obra a donde se van a dirigir. Para esto la gente de ventas tiene que en todos los pedidos poner es el número de contacto un contacto de la gente que está en la obra.
De esta manera evitamos perder tiempo cuando no hay gente en la obra primero porque si los llamamos y no con encontramos contacto lo que podemos hacer es suplantar ese turno con otro y pasarlo a otro momento y lo vamos a llamar cuando vamos a hacerle una entrega. Esto se debe usar con criterio de que si la obra esta cerca de la segunda entrega se cambia recorrido esperando respuesta del primero.
Una vez que el chofer llega a la obra y empiezan a descargar la mercadería tiene que llamar inmediatamente al segundo que se le va a hacer la entrega para cotejar que también haya gente y tenga la suficiente cantidad de personas y para ir avisándole que está llegando el camión con su pedido.
Así sucesivamente hasta que llega hasta el último cliente donde ahí tiene que retornar al local para hacer el segundo entrega
Por todo esto es que la gente de ventas no tiene que deducir que el cliente conoce nuestros tiempos nuestras maneras de trabajar y nuestra comunicación.
Espero haber sido lo más claro posible en esta explicación ya que la idea es que empecemos a mejorar en el sistema de reparto y de ventas por parte nuestra para brindar un mejor servicio a los clientes y no perder tanto tiempo en solucionar problemas que podríamos a verlos anticipado.
Cualquier tipo de comentario o sugerencia es bienvenido y espero respuesta por este medio muchas gracias